La Ville de L'Isle d'Abeau (17 000 habitants, 3e commune de la Communauté d'agglomération Porte de l'Isère, 350 agents) est située entre Lyon et Grenoble.
Cette commune dynamique connaît un développement rapide de sa population, caractérisée par sa jeunesse, et mène un projet axé sur le quotidien et les attentes des Lilôts.
La collectivité s’est dotée aussi d’un plan d’action stratégique et attache une grande importance à la qualité de vie au travail.
Placé(e) sous la responsabilité directe du Directeur Général des Services (DGS), vous assurez un soutien quotidien au DGS dans l'organisation, la coordination et le suivi de ses activités, tout en contribuant au bon fonctionnement de l'ensemble de la direction générale.
Au-delà des missions classiques d'assistanat, vous êtes un véritable facilitateur du quotidien : vous accompagnez le DGS dans la préparation de ses dossiers, l'organisation de son agenda, le suivi administratif de ses projets et l'anticipation de ses échéances, contribuant ainsi à alléger sa charge organisationnelle et à optimiser son efficacité.
Par votre sens de l'organisation, votre réactivité et votre polyvalence, vous pourrez également être amené(e) à apporter un appui administratif ponctuel aux autres membres de la direction générale, en fonction des besoins du service.
En qualité d'assistant(e) de direction, vous assurez notamment les missions suivantes :
• Assurer l'organisation de la vie professionnelle du Directeur Général des Services et des membres de la direction : gestion des agendas, prise de rendez-vous en fonction des priorités et des échéances institutionnelles, organisation des déplacements, anticipation des conflits d'agenda, transmission des informations essentielles.
• Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers administratifs nécessaires à l'activité de la direction générale.
• Réaliser les travaux de secrétariat et de bureautique : rédaction, mise en forme et suivi des courriers, notes, comptes rendus et autres documents, classement et archivage des dossiers.
• Assurer le suivi administratif des projets et des activités de la direction générale en intégrant les priorités de la collectivité dans l'organisation quotidienne.
• Participer à l'organisation de réunions, séminaires et instances de direction : préparation des ordres du jour, constitution des dossiers, rédaction des comptes rendus et suivi des décisions.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat de la direction générale, renseigner les interlocuteurs et les orienter vers les services compétents.
• Gérer les commandes, les achats et assurer le suivi de l'exécution budgétaire de la direction générale.
• Participer aux comités de direction et contribuer à la préparation des travaux de ces instances.
• Participer aux commissions municipales
Grades recherchés:
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Savoirs
• Expérience sur un poste d'assistant(e) de direction,
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, de leur environnement institutionnel et des circuits décisionnels.
• Connaissance des règles administratives et des procédures propres à la fonction publique territoriale.
• Sens du service public, diplomatie et qualité relationnelle.
• Excellentes capacités d'organisation, d'anticipation et de gestion des priorités.
• Très bonnes qualités rédactionnelles et esprit d'analyse.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel (tableaux de suivi, formules, tableaux croisés dynamiques simples), PowerPoint et Outlook.
• Aisance dans l'utilisation des logiciels métiers et des outils numériques.
• Capacité à travailler en équipe, en transversalité et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Sens du service public,
• Force de proposition et sens de l'initiative.
Savoir-être
• Organisation et rigueur.
• Autonomie.
• Réactivité.
• Polyvalence.
• Capacité d'adaptation.
• Sens de la communication.
• Esprit d'équipe.
• Sens de l'anticipation.
• Discrétion et confidentialité.
• Travail de bureau nécessitant une forte capacité d'organisation.
• Grande disponibilité en fonction des priorités de la direction générale.
• Horaires ponctuellement irréguliers avec des pics d'activité liés aux obligations de service public.
• Présence à une réunion en soirée environ une fois par mois.
Rémunération statutaire + RIFSEEP (IFSE et CIA)
Titres restaurant (selon dispositions prévues par la collectivité)
Chèques vacances (selon dispositions prévues par la collectivité)
Participation de la collectivité au contrat mutuelle santé et contrat prévoyance
Prestations du Comité des Oeuvres Sociales (COS des portes de l'Isère)
Pour tous renseignements vous pouvez contacter l'accueil de la direction des ressources humaines et de la qualité de vie au travail au 04.74.18.20.00 ou par mail accueil.rh@mairie-ida.com